Lavrando Atas de Reuniões

Como elaborar atas de reuniões de forma eficiente que façam sentido e sejam de fato úteis (Criando Sucesso)

Kogan Page, 2019

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Was ist drin?

Um manual prático e de fácil aplicação para uma das pessoas mais importantes em qualquer reunião: o responsável por lavrar a ata.

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Avaliação Editorial

Qualidades

Abrangente
Aplicável
Bem-estruturado

Recomendação

O herói desconhecido de qualquer reunião corporativa é o secretário, capaz de registrar de forma silenciosa e diligente as decisões – sejam grandes ou pequenas – que movem as engrenagens do mundo dos negócios. Lavrar atas não é simplesmente o processo de rabiscar anotações em um bloco. Um secretário especializado em registro de reuniões destila longas discussões em seus pontos essenciais e cria ordem e harmonia a partir do processo muitas vezes discordante que é chegar a um consenso. A consultora em comunicação corporativa Joanna Gutmann explica cuidadosamente todos os aspectos do processo, desde a organização da reunião e distribuição da agenda até as anotações e formatação das atas. Você deve encontrar alguma redundância caso leia o livro de capa a capa, mas este guia é uma referência indispensável para quem for designado para a tarefa de lavrar atas.

Resumo

Por que lavrar atas?

A ata é a documentação essencial de uma reunião. Ela é importante porque:

Fornece aos participantes um registro da reunião e seus resultados.
Preenche as lacunas para quem não foi direto ao ponto em suas intervenções, quem precisou sair antes do final da reunião ou quem não pôde comparecer.
Lista todos os itens de ação e observa quem é responsável por cada atividade.

A maioria as secretárias não possui treinamento formal em atas, mas geralmente recebem esta tarefa. Por vezes, o presidente solicita que um participante da reunião seja responsável por tomar notas. Hoje, as reuniões são menos estruturadas do que no passado e as atas refletem esta tendência mais casual. Algumas empresas ainda exigem atas formais, enquanto outras preferem registros mínimos do que foi debatido nas reuniões. Independentemente do estilo de reunião da sua empresa ou organização, você pode aprender a valiosa habilidade de lavrar atas.

O ciclo das reuniões

As organizações realizam tanto reuniões agendadas regularmente, convocadas em intervalos recorrentes com os mesmos participantes – como reuniões semanais de vendas – e...

Sobre a autora

Joanna Gutmann é consultora em comunicação corporativa. Ela projetou e implementou vários cursos sobre habilidades e comunicação no local de trabalho para secretárias e demais colaboradores.